塾を休むことになったとき、
「振替ってどうお願いすればいい？」
「欠席連絡と一緒に書いていい？」
「候補日はこっちから出したほうがいい？」
と迷うことがあります。
結論からいうと、振替を希望するなら、
欠席連絡と一緒に、できるだけ早めに伝える
のが一番分かりやすいです。
たとえば、
「本日の授業ですが、体調不良のため欠席させていただきます。可能であれば振替をお願いしたいのですが、ご相談できますでしょうか。」
これで十分です。
私は塾講師として15年以上、生徒・保護者とのやり取りを見てきました。
現場からすると、振替依頼で助かるのは、
「振替希望があること」と「候補日」が分かること
です。
逆に、
「振替お願いします。」
だけだと、そこから日程確認が何往復か必要になることがあります。
この記事では、塾の振替をお願いするときのLINE・メール例文、頼むタイミング、候補日の出し方、断られたときの返し方まで解説します。
関連記事：塾を休むときの連絡方法｜何て言う？欠席連絡の基本と例文
塾の振替はいつお願いする？
基本的には、欠席が分かった時点で早めに連絡したほうがいいです。
事前に休むと分かっている場合
予定が分かっているなら、早めに伝えます。
たとえば、
「来週火曜日の授業ですが、学校行事のため欠席します。可能であれば振替をお願いしたいです。」
という形です。
当日欠席の場合
当日に体調不良などで休む場合でも、振替希望があるなら一緒に伝えて構いません。
ただし、当日欠席が振替対象になるかどうかは塾ごとにルールが違います。
欠席と同時に振替をお願いするLINE例文
まずは一番使いやすい形です。
体調不良の場合
「いつもお世話になっております。○○の母です。
本日の授業ですが、体調不良のため欠席させていただきます。
可能であれば振替をお願いしたいのですが、ご相談できますでしょうか。
よろしくお願いいたします。」
家庭の事情の場合
「いつもお世話になっております。○○の母です。
本日の授業ですが、家庭の事情により欠席させていただきます。
振替可能でしたらお願いしたいです。よろしくお願いいたします。」
短くても意味は通じます。
後から振替をお願いするときの例文
欠席連絡だけ先にして、あとから振替をお願いすることもあります。
後日お願いする場合
「先日欠席した○日の授業について、振替が可能でしたらお願いしたいと考えております。
ご都合の良い日時がありましたら教えていただけますでしょうか。」
これで十分です。
日付を必ず入れる
複数回欠席している場合は、
「どの授業の振替なのか」
が分かるようにします。
塾側からすると、
「いつの欠席分？」
が分からないと確認が増えるからです。
振替希望日は自分から出したほうがいい？
候補日が分かるなら、出したほうがやり取りは早くなります。
候補日を2つ出す例文
「可能であれば、○日または○日で振替をお願いできればと思っております。ご都合はいかがでしょうか。」
この形は使いやすいです。
候補日は1つだけでもいい？
もちろん構いません。
ただし、その日が難しいと再度やり取りが必要になります。
可能なら2〜3候補あると調整しやすいでしょう。
「いつでも大丈夫です」は本当に助かる？
一見すると塾側に配慮した言葉です。
ただ、実は必ずしも調整しやすいとは限りません。
範囲が広すぎると逆に確認が必要
「いつでも大丈夫です。」
と言われても、
「平日の夕方？」
「土曜日？」
「学校がある時間は除く？」
と確認することがあります。
ある程度条件を出すと分かりやすい
たとえば、
「平日は18時以降、土曜日は午後であれば可能です。」
のように書くとかなり調整しやすくなります。
振替をお願いするときは「してください」より「可能でしょうか」が無難
振替できるかどうかは、塾のルールや空き状況によります。
そのため、
「○日に振替してください。」
と決めつけるより、
「○日への振替は可能でしょうか。」
と聞く形が使いやすいです。
塾側にも調整がある
振替では、
・担当講師の予定
・教室の空席
・他の生徒との時間調整
などが必要になる場合があります。
希望を伝えるのは問題ありませんが、確定前提にはしないほうがいいでしょう。
現役塾講師から見ると候補日があるとかなり返信しやすい
ここは現場目線です。
振替依頼で、
「振替をお願いします。」
だけ届くことがあります。
もちろん対応できます。
ただ、そのあと、
「いつがいいですか？」
「水曜で」
「水曜は空いていません」
「では木曜で」
というやり取りになりがちです。
候補日を先に出すと往復が減る
たとえば、
「○日18時以降、または○日なら終日可能です。」
と書いてもらえると、塾側も空きを確認しやすくなります。
先生を指定する場合も最初に伝える
「できればいつもの○○先生を希望します。」
など条件がある場合は、後から追加するより先に書いておくほうが調整しやすいです。
ただし、必ず希望どおりになるとは限りません。
当日欠席でも振替してもらえる？
これは塾によります。
一律には言えません。
連絡期限がある場合
塾によっては、
・前日までなら振替可
・当日でも授業開始前なら可
・当日欠席は不可
など、さまざまです。
まずルールを確認する
「本日は体調不良で欠席します。可能であれば振替をお願いしたいのですが、当日欠席でも対象になりますでしょうか。」
と聞けば分かりやすいです。
関連記事：塾を当日休むときの連絡｜直前でも失礼にならない伝え方
振替を断られたら何て返す？
ルールや空き状況によって、振替できないこともあります。
振替対象外と言われた場合
「承知しました。ご確認いただきありがとうございます。」
これで十分です。
希望日が難しいと言われた場合
「承知しました。それでは、ほかに振替可能な日時がありましたら教えていただけますでしょうか。」
と返せます。
振替を何度もお願いしても大丈夫？
ルールの範囲内ならお願いして構いません。
ただし、振替が頻繁になっているなら、現在の授業曜日が合っていない可能性があります。
部活で振替が続く場合
毎週部活と重なるなら、
「今後も現在の曜日は欠席が増えそうなので、曜日変更を相談できますでしょうか。」
と聞いたほうがいいでしょう。
家庭の予定で振替が続く場合
送迎や仕事の都合で毎回変更になる場合も同じです。
その都度振替を組むより、通いやすい曜日へ変更したほうが楽なことがあります。
振替の振替はお願いしていい？
一度振替してもらった日も行けなくなることがあります。
この場合は、まず塾へ相談してください。
再振替できるかは塾による
塾によっては、
「振替した授業の再振替は不可」
という場合もあります。
早めに連絡する
再度行けないと分かったら、
「先日振替いただいた○日の授業ですが、都合がつかなくなってしまいました。再度の振替が可能かご相談できますでしょうか。」
と連絡します。
振替日時が決まった後の返信は？
短くて大丈夫です。
日程確定の返信
「ありがとうございます。○日18時からで承知しました。よろしくお願いいたします。」
これで十分です。
担当講師も案内された場合
「ありがとうございます。○日18時から、○○先生で承知しました。よろしくお願いいたします。」
と返します。
塾側も、
「確認してもらえた」
と分かります。
振替の返信が来ないときはどうする？
候補日を送ったのに返信がないこともあります。
特に講師との日程調整が必要な場合、即答できないことがあります。
すぐ返信できないこともある
振替では、
・担当講師への確認
・教室スケジュール確認
・他授業との調整
が必要になることがあります。
そのため通常の欠席確認より返信に時間がかかる場合があります。
振替希望日が近いなら再確認する
希望日が迫っているのに返事がなければ、
「先日お願いした振替について、○日を希望しております。日程が近いため、ご確認いただけますと助かります。」
と再連絡して構いません。
関連記事：塾から返信が遅いのはなぜ？何日待つ？催促するタイミング（準備中）
振替をお願いするときに避けたい書き方
特別に難しいマナーがあるわけではありません。
ただ、やり取りを増やしやすい書き方はあります。
「振替お願いします」だけ
何日の授業なのか、いつを希望するのかが分からないと確認が必要です。
条件を後から何度も追加する
最初に、
「いつでも大丈夫です。」
と言ったあと、
「その時間は無理です」
「その先生は避けたいです」
「土曜も無理でした」
と条件が増えると、調整がやり直しになります。
分かっている条件は最初に伝えておくほうがスムーズです。
まとめ｜塾の振替は「欠席日＋希望日」を伝えると早い
塾の振替をお願いするときは、難しく考えなくて大丈夫です。
基本は、
「どの授業を欠席するのか」
「振替を希望していること」
「可能なら候補日」
を伝えます。
たとえば、
「本日の授業を欠席します。可能であれば、○日または○日で振替をお願いできますでしょうか。」
これで十分です。
現役塾講師の立場からすると、
候補日がある振替依頼はかなり返信しやすい
です。
「いつでも大丈夫です」より、
「平日18時以降なら可能です」
のほうが調整しやすいこともあります。
また、振替が何度も続くなら、その都度調整するより曜日変更を相談したほうがいい場合もあります。
振替は早めに。
希望日は具体的に。
この2つを意識すると、やり取りがかなりスムーズになります。
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