塾を辞めることは決めた。
でも、いざLINEやメールを送ろうとすると、
「何て書けばいい？」
「いきなり退塾します、で失礼じゃない？」
「理由まで詳しく書いたほうがいい？」
と手が止まることがあります。
結論からいうと、塾を辞めるLINE・メールは長文にする必要はありません。
基本は、
「誰からの連絡か」
「いつ退塾したいか」
「必要な手続きを確認したい」
この3つが分かれば十分です。
たとえば、
「いつもお世話になっております。○○の母です。家庭で話し合った結果、○月末で退塾させていただきたいと考えております。必要な手続きがございましたら教えていただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。」
このくらいで問題ありません。
私は塾講師として15年以上、生徒・保護者との連絡を見てきました。
現場からすると、退塾連絡でありがたいのは「ものすごく丁寧な文章」より、何を希望しているのかがすぐ分かる文章です。
この記事では、そのまま使えるLINE・メール例文を状況別に紹介しながら、塾側が受け取りやすい書き方や返信が来た後の対応まで解説します。
関連記事：塾を辞めるときの伝え方｜いつ・誰に・何て言う？現役塾講師が解説
塾を辞めるLINE・メールの基本例文
まず、特別な事情がない場合の基本形です。
LINEでもメールでも、大きく変える必要はありません。
一番シンプルな退塾例文
「いつもお世話になっております。○○の母です。
家庭で話し合った結果、○月末で退塾させていただきたいと考えております。
退塾にあたり必要な手続きがございましたら、教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。」
これで、
・誰の保護者なのか
・退塾したいこと
・希望する時期
・手続きを確認したいこと
が分かります。
退塾理由を詳しく説明する必要がない場合は、これで十分です。
お礼も入れたい場合の例文
長く通った塾や、お世話になった先生へ感謝も伝えたい場合は最後に一文加えます。
「いつもお世話になっております。○○の母です。
家庭で話し合った結果、○月末で退塾させていただきたいと考えております。
必要な手続きについて教えていただけますでしょうか。
これまで丁寧にご指導いただき、ありがとうございました。よろしくお願いいたします。」
これだけでも十分丁寧です。
「大変申し訳ございません」を何度も入れる必要はありません。
退塾は悪いことをした報告ではないので、必要以上に謝罪文にしなくて大丈夫です。
塾を辞める理由別のLINE・メール例文
退塾理由によっては、「どう書けば角が立たないか」が気になるでしょう。
ここではよくあるケース別に紹介します。
理由を詳しく言いたくない場合
理由を言いたくなければ、無理に具体的に書く必要はありません。
「いつもお世話になっております。○○の母です。
家庭で今後の学習について話し合った結果、○月末で退塾させていただきたいと考えております。
必要な手続きがございましたら教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。」
「家庭で話し合った結果」
「今後の学習方針を見直した結果」
くらいにしておけば、理由を細かく書かずに伝えられます。
理由を聞かれた場合の返し方については、別記事で詳しくまとめます。
関連記事：塾を辞める理由を言いたくない｜どこまで説明すればいい？
他の塾へ移る場合
転塾することを伝えても構いません。
「いつもお世話になっております。○○の母です。
今後の学習について本人と話し合い、別の環境で学習を進めることにしました。
そのため、○月末で退塾させていただきたいと考えております。
必要な手続きについて教えていただけますでしょうか。これまでご指導いただき、ありがとうございました。」
転塾先の塾名まで書く必要はありません。
聞かれても、答えたくなければ、
「家庭で検討して決めたところで進める予定です」
くらいで構いません。
関連記事：他の塾に移るとき何て言う？転塾を伝える例文（準備中）
成績・先生・費用が理由の場合の例文
ここは少し注意が必要です。
「成績が上がらない」
「先生と合わない」
「塾代が厳しい」
といった理由は、塾側から改善案を提案されやすいからです。
成績が上がらないので辞める場合
「いつもお世話になっております。○○の母です。
家庭で今後の学習について話し合った結果、学習環境を一度見直すことにしました。
そのため、○月末で退塾させていただきたいと考えております。
これまでご指導いただき、ありがとうございました。必要な手続きについて教えていただけますでしょうか。」
成績への不満を塾に伝えること自体は問題ありません。
ただし、すでに退塾すると決めているなら、最初のLINEで、
「これだけ通ったのに成績が上がらず、何のために通わせていたのか分かりません」
と不満を全部書く必要はありません。
改善について相談したいのか、退塾手続きを進めたいのかが分かりにくくなるからです。
関連記事：成績が上がらないので塾を辞めたい｜角が立ちにくい伝え方
先生と合わないので辞める場合
「いつもお世話になっております。○○の母です。
本人とも今後について話し合い、○月末で退塾させていただくことにしました。
必要な手続きについて教えていただけますでしょうか。
これまでご指導いただき、ありがとうございました。」
すでに辞めると決めているのであれば、「先生と合わない」と必ずしも書く必要はありません。
反対に、
「担当の先生が変われば続けてもいい」
と思っているなら、退塾を伝える前に講師変更を相談する選択肢があります。
関連記事：塾の先生と合わない｜我慢・講師変更・退塾の判断基準（準備中）
関連記事：塾の担当講師を変えてほしい｜変更をお願いする例文と伝え方（準備中）
部活・家庭事情で辞める場合の例文
塾側の対応で解決しにくい事情であれば、比較的シンプルに伝えられます。
部活が忙しくなった場合
「いつもお世話になっております。○○の母です。
部活動との両立が難しくなってきたため、家庭で話し合い、○月末で退塾させていただくことにしました。
必要な手続きについて教えていただけますでしょうか。
これまでご指導いただき、ありがとうございました。」
塾から曜日変更などを提案される可能性もあります。
それでも辞めると決めているのであれば、
「ありがとうございます。本人とも相談して決めましたので、今回は退塾でお願いいたします。」
と返せば十分です。
家庭の事情で辞める場合
「いつもお世話になっております。○○の母です。
家庭の事情により、○月末で退塾させていただきたいと考えております。
必要な手続きがございましたら教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。」
家庭事情の中身まで説明する必要はありません。
事情を詳しく聞かれたとしても、話したくない内容であれば、
「家庭内の事情になりますので、詳しくは控えさせていただければと思います。」
と伝えて構いません。
塾を辞めるLINEは短くても失礼にならない？
LINEだと文章が短くなるため、
「こんなに短くて大丈夫？」
と心配になることがあります。
結論として、必要な情報が入っていれば短くても問題ありません。
むしろ塾側としては、最初の連絡で要点が分かるほうが対応しやすいです。
短くても必要な3点があれば伝わる
最低限、
誰からの連絡か
退塾したいこと
希望時期
が分かれば、話を進められます。
たとえば、
「お世話になっております。○○の母です。家庭で相談し、○月末で退塾を希望しております。必要な手続きについて教えていただけますでしょうか。」
これでも十分です。
塾が必要とする情報があれば、返信で確認できます。
短すぎて困るLINEもある
一方、
「来月で辞めます。」
だけだと、
「誰？」
「○月末という意味？」
「保護者からの正式な連絡？」
と確認が必要になることがあります。
普段から個人LINEで先生とやり取りしていたとしても、最低限、子どもの名前や退塾希望時期は入れておいたほうが親切です。
短いことが問題なのではありません。
必要な情報が抜けていることが問題です。
現役塾講師から見る「返信しやすい退塾連絡」
塾側からすると、返信しやすい文章と少し困る文章には違いがあります。
これは敬語の上手さではありません。
退塾が決定なのか相談なのか分かる
たとえば、
「最近本人もいろいろ思うところがあるようで、今後どうするか考えています。」
と送られてくると、
「相談したいのかな？」
「退塾したいのかな？」
と判断が必要になります。
退塾が決まっているなら、
「○月末で退塾を希望しています。」
と書いてください。
まだ迷っているのであれば、
「一度相談させてください。」
と書く。
このどちらかが分かるだけで、塾側はかなり返信しやすくなります。
一通ですべて説明しようとしなくていい
退塾連絡の中に、
成績の話、
宿題の話、
先生との相性、
部活、
家庭での会話、
過去の面談内容、
これまでの不満、
を全部入れる必要はありません。
内容によっては、塾側が複数の講師に確認しなければ返信できなくなります。
「返信が遅いな」
と思ったら、裏で確認大会が開催されていることもあります。
重要な問題について事実確認してほしいなら、もちろん書いて構いません。
ただし、
退塾することを伝える文章
と、
塾に確認してほしい問題を伝える文章
は分けたほうが整理しやすいケースがあります。
塾側も、そのほうが何に答えればいいのか分かります。
関連記事：塾に返信されやすいLINE・メールの書き方｜現役塾講師が教える7つのコツ（準備中）
塾から「理由を教えてください」と返信が来たら？
退塾連絡をすると、
「差し支えなければ理由を教えていただけますか？」
と聞かれることがあります。
これは珍しいことではありません。
塾側としても、
「改善できる問題なのか」
「今後の教室運営で改善すべきことがあるのか」
を知りたいことがあります。
理由を伝えてもいい場合
伝えても構わない理由なら、短く返します。
「部活動との両立が難しくなったことが主な理由です。」
「本人と相談し、学習環境を変えることにしました。」
「現在の授業形式が本人には合わないと感じたためです。」
この程度で大丈夫です。
理由を詳しく言いたくない場合
詳しく説明したくなければ、
「家庭で今後について話し合った結果となります。お気遣いいただきありがとうございます。」
でも構いません。
大事なのは、理由を聞かれたからといって、答えたくない家庭事情まで説明しなければならないと思わないことです。
引き止めの返信が来たら何て返す？
退塾LINEを送った後、
「一度面談しませんか？」
「曜日を変えれば続けられませんか？」
「担当変更もできます。」
などの返信が来ることがあります。
もう退塾すると決めている場合
「ご提案ありがとうございます。ただ、家庭で話し合って決めましたので、今回は退塾でお願いいたします。」
これで十分です。
さらに理由を付け足さなくても構いません。
理由を増やすほど、その理由に対する解決策が返ってきて、話が長くなることもあります。
少し迷っている場合
提案によっては続けてもいいと思うなら、
「ありがとうございます。一度詳しくお話を伺ってから判断したいです。」
と返せばいいでしょう。
退塾連絡をしたからといって、絶対にその場で退塾を確定しなければならないわけではありません。
ただし、退塾期限がある場合もあるので、手続き上の締切は確認しておきましょう。
関連記事：塾を辞めると言ったら引き止められた｜断り方と返し方（準備中）
LINE・メールを送った後に確認すること
退塾のLINEやメールを送っただけで、すべての手続きが完了するとは限りません。
塾から返信が来たら、必要事項を確認しましょう。
退塾日と手続きを確認する
特に確認したいのは、
・正式な退塾日
・最後の授業日
・退塾届の有無
・授業料などの扱い
・教材や貸与物の返却
などです。
塾によってルールは違います。
「LINEで辞めますと送った日」が退塾日になるとは限りません。
最後の返信は短くてもいい
塾から手続きの案内が来たら、
「承知しました。次回伺った際に提出いたします。これまでありがとうございました。」
くらいで構いません。
先生から丁寧なお礼が届いた場合も、
「温かいお言葉をありがとうございます。これまで大変お世話になりました。」
と返せば十分です。
相手の文章が長かったからといって、こちらも同じ長さにする必要はありません。
必要な確認と感謝が伝われば大丈夫です。
関連記事：塾から退塾の返信が来たら何て返す？返信例文と終わらせ方（準備中）
まとめ｜塾を辞めるLINE・メールは短くて大丈夫
塾を辞めるLINEやメールは、難しく考えすぎなくても大丈夫です。
基本は、
「誰からの連絡か」
「○月末で退塾したい」
「必要な手続きを知りたい」
この3点です。
理由も、必要以上に詳しく書く必要はありません。
塾側から見ても、長く丁寧な文章より、
「何が決まっていて、何をしてほしいのか」
が分かる文章のほうが対応しやすいです。
そして、退塾連絡を送って終わりではありません。
引き止められたときの返し方、正式な退塾手続き、最後の返信まで確認しておくとスムーズです。
「失礼にならない完璧な文章」を目指すより、相手が読んで意味を取り違えない文章を目指してみてください。
関連記事
- 塾を辞めるときの伝え方｜いつ・誰に・何て言う？現役塾講師が解説
- 塾を辞める理由を言いたくない｜どこまで説明すればいい？
- 塾を辞めると言ったら引き止められた｜断り方と返し方（準備中）
- 塾から退塾の返信が来たら何て返す？返信例文と終わらせ方（準備中）
- 他の塾に移るとき何て言う？転塾を伝える例文（準備中）
