塾を辞めたいと思ったとき、意外と困るのが「何て言えばいいの？」という問題です。
「お世話になった先生だから言いにくい」
「理由を聞かれたらどうしよう」
「LINEだけで辞めると言うのは失礼？」
「引き止められたら断れないかも」
退塾そのものより、塾に伝える瞬間のほうが気が重いという保護者・生徒も少なくありません。
結論から言うと、塾を辞めるときの連絡はそれほど複雑に考えなくて大丈夫です。
基本的に伝えたいのは、
・退塾したいこと
・いつまで通う予定なのか
・必要な手続きを確認したいこと
この3点です。
たとえば保護者から連絡するなら、
「いつもお世話になっております。○○の母です。家庭で話し合い、○月末で退塾させていただきたいと考えております。必要な手続きがございましたら教えていただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。」
この程度でも十分伝わります。
私は塾講師として15年以上、生徒・保護者と塾とのさまざまなやり取りを見てきました。
その経験からいうと、退塾連絡で大切なのは「ものすごく丁寧な文章を書くこと」ではありません。
塾側から見て、
「退塾はもう決まっているのか、それとも相談したいのか」
が分かることのほうがずっと重要です。
この記事では、塾を辞めるときの伝え方から、そのまま使える例文、理由の伝え方、塾から返信が来た後の対応までまとめて解説します。
塾を辞めるときは何て言えばいい？
塾を辞めることがすでに決まっているなら、結論をはっきり伝えましょう。
「退塾を考えています」
よりも、
「○月末で退塾を希望しています」
のほうが伝わりやすいです。
似たような表現ですが、塾側の受け取り方はかなり違います。
「考えています」と言われれば、
「何か困っていることがありますか？」
「担当講師を変えてみませんか？」
「授業回数を減らしてみませんか？」
など、塾側から改善策を提案されることがあります。
まだ退塾を迷っているなら、それで構いません。
しかし、家庭ですでに結論が出ているのなら、相談のような書き方をすると話が長くなることがあります。
退塾が決まっている場合
退塾すると決めているなら、
「○月末で退塾したいです」
と明確に伝えます。
たとえば、
「いつもお世話になっております。○○の保護者です。家庭で話し合った結果、○月末で退塾させていただきたいと考えております。必要な手続きについて教えていただけますでしょうか。」
これで十分です。
「突然このようなご連絡をして大変申し訳ございません。これまで大変お世話になっておきながら……」
と、謝罪を何行も続ける必要はありません。
もちろん、お世話になった先生に感謝を伝えるのはいいことです。
ただ、退塾＝塾に迷惑をかける行為ではありません。
必要な手続きを踏み、決められた時期までに伝えれば、退塾は通常の手続きの一つです。
まだ辞めるか迷っている場合
まだ退塾を決めていないなら、逆に「退塾します」と言い切らないほうがいいでしょう。
たとえば、
「今後の通塾について迷っていることがあり、一度ご相談させていただくことは可能でしょうか。」
と伝えます。
成績が上がらない、先生と合わない、授業についていけないなど、問題によっては塾側で対応できることもあります。
担当講師の変更や授業回数の調整で解決する可能性もあるためです。
ただし、すでに他塾へ移ることを決めているなど、家庭として結論が出ているのであれば、わざわざ「相談」という形に戻す必要はありません。
塾を辞めるときにそのまま使える例文
まずは基本形です。
特別な事情がなければ、長文にする必要はありません。
保護者から伝える基本例文
「いつもお世話になっております。○○の母です。
家庭で話し合った結果、○月末で退塾させていただきたいと考えております。
退塾にあたり必要な手続きがございましたら、教えていただけますでしょうか。
これまでご指導いただき、ありがとうございました。よろしくお願いいたします。」
このくらいなら、退塾の意思、時期、確認したいことが分かります。
理由についても「家庭で話し合った結果」だけです。
詳しい理由を伝える必要がないケースなら、これで問題ありません。
生徒本人から伝える基本例文
高校生など、生徒本人が先生と直接やり取りしている場合もあるでしょう。
その場合は、
「先生、いつもありがとうございます。家でも相談して、○月末で塾を辞めることになりました。必要な手続きなどがあれば教えてください。今まで教えていただき、ありがとうございました。」
くらいで十分です。
生徒本人だからといって、必要以上に堅苦しい敬語にする必要はありません。
ただし、契約や退塾手続きは保護者からの連絡が必要な塾もあります。
先生に伝えただけで退塾手続きまで完了したと思わず、
「保護者からも連絡したほうがいいですか？」
と確認しておくと安心です。
LINE・メール・電話のどれで伝える？
「LINEで辞めると伝えるのは失礼なのでは？」
と気になる人もいるでしょう。
基本的には、普段その塾と連絡を取っている方法を基準に考えて構いません。
普段からLINEで欠席や面談の連絡をしている塾なら、退塾について最初の連絡をLINEですること自体が極端に不自然とはいえません。
ただし、連絡方法と退塾手続きは別です。
LINEで退塾希望を伝えた後、
「退塾届を提出してください」
「教室で手続きが必要です」
と言われることもあります。
LINE・メールで伝える場合
LINEやメールの利点は、伝えたいことを整理してから送れることです。
特に、
「電話だと引き止められたときに困る」
「その場で理由をうまく説明できる自信がない」
という人には向いています。
一方、長文になりすぎると、退塾連絡なのか相談なのか分かりづらくなることがあります。
LINE・メールでは、
退塾希望＋希望時期＋手続き確認
を先に書きましょう。
関連記事：塾を辞めるLINE・メール例文｜短く失礼なく伝える書き方
電話で伝える場合
電話でも難しいことを話す必要はありません。
「○○の母です。いつもお世話になっております。家庭で相談しまして、○月末で退塾したいと思っています。手続きについて教えていただけますでしょうか。」
これだけでも話は始められます。
その後、退塾理由を聞かれる可能性はあります。
電話が苦手なら、あらかじめ、
・○月末で辞めたい
・理由は○○と伝える
・必要な手続きを聞く
の3点をメモしておくと話しやすくなります。
関連記事：塾を辞めるとき電話で何て言う？会話例と聞かれやすいこと
塾を辞める理由はどこまで言えばいい？
退塾の連絡で悩みやすいのが理由です。
「本当の理由を全部話すべき？」
「先生と合わないなんて言ったら失礼？」
「他の塾に移ることを言っていい？」
と迷うことがあります。
結論として、必要以上に詳しく説明する必要はありません。
ただし、塾側に改善してほしいことがあるのか、単に退塾手続きを進めたいのかによって伝え方は変わります。
詳しい理由を言いたくない場合
詳しく説明したくなければ、
「家庭で話し合った結果」
「今後の学習方針を見直した結果」
「家庭の事情により」
などでも構いません。
退塾の意思が明確なら、最初の連絡で家庭事情をすべて説明する必要はありません。
「理由を書かないと非常識なのでは」と心配して、無理に理由を作る必要もありません。
関連記事：塾を辞める理由を言いたくない｜どこまで説明すればいい？
塾への不満が理由の場合
成績が上がらない、先生と合わない、授業内容に不満があるなど、塾側に理由があるケースもあります。
ここで考えたいのが、
改善されれば続ける可能性があるのか
という点です。
たとえば、
「担当講師と相性が合わない。でも先生が変われば続けたい」
なら、退塾前に担当変更を相談する価値があります。
一方、
「すでに他の塾へ移ると決めている」
なら、退塾連絡の中で担当講師への不満を何十行も書いても、家庭側の結論は変わりません。
不満について塾側にきちんと確認してほしいのであれば、
退塾手続きの話と、指導についての事実確認を分ける
方法もあります。
既存記事の「塾の雑談が多い！対処方法を実体験から紹介。雑談する本当の理由も暴露」でも、担当指導者を変える、塾自体を変えるといった対処法を紹介しています。
先生への不満があるからといって、必ずしも最初から退塾だけが選択肢ではありません。
関連記事：塾の雑談が多い！対処方法を実体験から紹介。雑談する本当の理由も暴露
現役塾講師から見ると「丁寧な長文」より結論が分かるほうが助かる
ここからは、塾側の立場から少し本音を書きます。
保護者が重要な連絡をするとき、
「失礼のないように」
と考えるのは当然です。
その結果、とても丁寧なのですが、読み終わっても「結局どうしたいんだろう？」となる文章が届くことがあります。
これは退塾に限った話ではありません。
塾側が返信しやすい文章には、ある程度共通点があります。
「退塾」なのか「相談」なのかが分かる
たとえば、
「最近、本人ともいろいろ話しておりまして、今後について少し考えているところです。先生にもご迷惑をおかけしていると思うのですが……」
という文章。
とても丁寧です。
ただ、塾側からすると、
「辞めたいのかな？」
「相談したいのかな？」
「こちらから面談を提案したほうがいい？」
と判断に迷います。
一方、
「○月末での退塾を希望しています」
と一文入っていれば、何を希望しているのかすぐ分かります。
敬語を三重、四重にするより、こちらのほうが実務上は助かります。
「事実」と「希望」が分かれていると対応しやすい
塾への相談全般で意識するといいのが、
事実と希望を分けること
です。
たとえば、
「部活動が週5日になり、現在の曜日では通塾が難しくなりました」
が事実。
「そのため、○月末で退塾を希望しています」
が希望です。
この2つが分かると、塾側も必要な返答を判断しやすくなります。
逆に、
「最近部活も大変そうですし、本人も疲れていて、学校もいろいろあり、私としてもどうしたものかと思っていまして……」
と事情だけが続くと、
「曜日変更を希望している？」
「授業を減らしたい？」
「休塾？」
「退塾？」
と、選択肢が増えてしまいます。
塾への連絡は文学作品ではありません。
余韻を残す必要はないので、最後は「どうしたいか」まで書いてもらえると助かります。
塾を辞める連絡で書かなくてもいいこと
退塾するとき、これまでの経緯を最初からすべて説明する必要はありません。
特に長く通った塾ほど、
「中学2年生からお世話になって、そのころは数学が苦手で……」
と書き始めると、壮大な物語になりがちです。
感謝を伝えるために思い出を書くことが悪いわけではありません。
ただ、退塾手続きに必要だから書かなければならない情報ではありません。
必要な情報が足りなければ、塾側から確認できます。
最初の1通ですべてを説明しようとしなくて大丈夫です。
塾を辞めると伝えたら引き止められたときは？
退塾すると伝えると、
「一度面談しませんか？」
「担当の先生を変えることもできます」
「週1回に減らして続けませんか？」
などと言われることがあります。
このとき、まだ迷っているのであれば提案を聞いてから判断して構いません。
問題は、すでに辞めると決めている場合です。
その場合は、新しい理由を次々と追加せず、
「ありがとうございます。ただ、家庭で話し合って決めましたので、今回は退塾でお願いいたします。」
と返せば十分です。
理由を追加すると、
「部活が忙しい」
→「曜日を変えられます」
「費用が厳しい」
→「授業回数を減らせます」
「先生が合わない」
→「担当を変えられます」
という具合に、ひとつずつ解決策が提示され、なかなか話が終わらないことがあります。
塾側も仕事なので、継続できる方法を提案すること自体は珍しくありません。
だからこそ、すでに結論が出ているなら、
「いろいろ検討したうえで退塾すると決めました」
と伝えるほうが話は早くなります。
【内部リンク予定：塾を辞めると言ったら引き止められた｜断り方と返し方】
塾を辞める前に確認しておきたいこと
退塾すると決めたら、伝え方だけでなく手続きも確認してください。
塾によってルールが違うため、「今日言えば今月で辞められる」とは限りません。
確認しておきたいのは、
・退塾を申し出る期限
・正式な退塾日
・最後の授業日
・退塾届などの必要書類
・授業料や講習費の扱い
・教材や貸与物の返却
・振替授業が残っている場合の扱い
などです。
特に注意したいのが、申し出る時期です。
「来月から行かないので、今月末に伝えればいいだろう」
と思っていたら、塾の規定ではもっと早い申し出が必要だった、という可能性もあります。
一般論だけで判断せず、入塾時にもらった規約や案内を確認してください。
分からなければ、
「○月末で退塾を希望していますが、手続き上可能でしょうか」
と塾へ確認しましょう。
【関連記事：塾はいつまでに辞めると伝える？退塾前に確認する手続き】（準備中）
塾から返信が来た後はどうする？
意外と困るのがここです。
退塾連絡を送るところまでは一生懸命考えたものの、塾から丁寧な返信が届き、
「これ、また返信したほうがいい？」
となることがあります。
基本的には、確認事項への返答が必要なら返信します。
特に確認事項がなくても、お世話になった塾なら一言お礼を返しておけば十分です。
手続きの案内が来た場合
塾から、
「承知しました。次回来校時に退塾届をご提出ください。」
と返信が来た場合は、
「承知しました。次回伺った際に提出いたします。よろしくお願いいたします。」
で問題ありません。
必要なら最後に、
「これまでご指導いただき、ありがとうございました。」
と付け加えます。
丁寧なお礼が返ってきた場合
「○○さんを担当できてうれしかったです。今後のご活躍を応援しています。」
など、先生から丁寧な返信が来ることもあります。
だからといって、同じ文字数を返さなければ失礼ということはありません。
「温かいお言葉をありがとうございます。これまで本当にお世話になりました。」
くらいでも十分です。
相手が300文字書いたからこちらも300文字返さなければならない、という謎の文字数バトルを始める必要はありません。
大切なのは、必要な確認に答えることと、伝えたい感謝があるなら伝えることです。
【関連記事：塾から退塾の返信が来たら何て返す？返信例文と終わらせ方】（準備中）
塾を辞めるときによくある疑問
最後に、退塾時によく迷いやすいことをまとめます。
お礼や菓子折りは必要？
基本的に、退塾するからといって菓子折りが必須ということはありません。
長くお世話になった先生へ渡したいという気持ちがあるなら構いませんが、
「持っていかないと失礼なのでは」
と心配して無理に用意する必要はないでしょう。
文章や最後の挨拶で、
「これまでありがとうございました」
と伝えるだけでも気持ちは十分伝わります。
【関連記事：塾を辞めるときお礼は必要？先生への挨拶・菓子折り・例文】（準備中）
他の塾へ移ることは言っていい？
言っても問題ありません。
ただし、わざわざ塾名まで伝える必要はありません。
「今後の学習について検討し、別の環境で進めることにしました。」
程度でも十分です。
転塾先を聞かれて答えたくなければ、無理に答える必要もありません。
【関連記事：他の塾に移るとき何て言う？転塾を伝える例文】（準備中）
まとめ｜塾を辞めるときは「何て言うか」より「何を伝えるか」が大切
塾を辞めるときは、どうしても気まずさがあります。
お世話になった先生がいるほど、
「申し訳ない」
「嫌な印象を持たれないかな」
「理由を細かく説明したほうがいいかな」
と考えてしまうでしょう。
しかし、退塾連絡で大切なのは文章の長さではありません。
最低限、
・退塾したいこと
・いつ辞めたいのか
・必要な手続きを確認したいこと
が伝われば大丈夫です。
そして、まだ退塾を迷っているなら「相談したい」、すでに決めているなら「退塾したい」と明確にしましょう。
現場でやり取りを見ていると、塾側が返信しやすいのは、ものすごく丁寧な文章よりも、
「何があって、どうしたいのか」が分かる文章です。
理由をすべて説明する必要もありません。
必要なところだけ伝え、分からない手続きは塾へ確認してください。
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