塾に退塾の連絡を送った。
そこまではよかった。
でも、塾から返信が来た瞬間に、
「これ、何て返せばいい？」
となることがあります。
「承知しました。今までありがとうございました。」
くらいでいいのか。
先生から長文のお礼が来たら、こちらも長く返したほうがいいのか。
引き止めの内容が入っていたらどう返すのか。
意外と迷います。
結論からいうと、塾から退塾の返信が来たら、
必要な確認に答える＋必要ならお礼を一言
で十分です。
相手が長文だからといって、こちらも同じ文字数で返す必要はありません。
私は塾講師として15年以上、生徒・保護者とのやり取りを見てきました。
現場からすると、退塾後の返信でありがたいのは、
「手続きを理解したのか」
「何か未確認のことがあるのか」
が分かることです。
この記事では、退塾連絡への返信例文を、手続き案内、お礼、引き止め、質問ありなど状況別に紹介します。
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塾から返信が来たら必ず返したほうがいい？
内容によります。
必要な確認事項があるなら返信したほうがいいです。
逆に、塾側から、
「承知しました。これまでありがとうございました。」
だけで終わっている場合は、必ずしも長い返信は必要ありません。
手続き案内があるなら返信する
たとえば、
「次回来校時に退塾届をご提出ください。」
と来た場合は、
「承知しました。次回伺った際に提出いたします。よろしくお願いいたします。」
と返します。
これで、
案内を確認した
ことが伝わります。
お礼だけなら短く返してもいい
「これまで通っていただきありがとうございました。」
といった返信なら、
「こちらこそ、これまで大変お世話になりました。ありがとうございました。」
くらいで十分です。
長く返さなくても失礼ではありません。
退塾手続きの案内が来たときの返信例文
最も多いパターンです。
塾から手続き方法が届いたら、内容を確認して返します。
退塾届を出すよう言われた場合
「承知しました。次回伺った際に退塾届を提出いたします。ご案内ありがとうございます。よろしくお願いいたします。」
これで十分です。
期限を指定された場合
「承知しました。○日までに手続きいたします。ご案内ありがとうございます。」
期限があるなら、そこを明確に返しておくと安心です。
先生から丁寧なお礼が来たときの返信例文
先生から、
「これまで○○さんを担当できてうれしかったです。」
「これからも頑張ってください。」
など、丁寧な返信が来ることもあります。
このとき、
「同じくらい長く返さないと失礼かな」
と考える人もいます。
短くても問題ない
「温かいお言葉をありがとうございます。これまで丁寧にご指導いただき、本当にありがとうございました。」
これで十分です。
少し気持ちを込めたい場合
「温かいお言葉をありがとうございます。本人も先生には大変お世話になり、感謝しております。これまで本当にありがとうございました。」
この程度で十分丁寧です。
相手が300文字だからこちらも300文字。
そんな文字数バトルを始める必要はありません。
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引き止めの返信が来たらどう返す？
退塾連絡に対して、
「一度面談しませんか？」
「担当変更もできます。」
「回数を減らせます。」
と返信が来ることがあります。
もう退塾すると決めている場合
「ご提案ありがとうございます。ただ、家庭で十分話し合って決めましたので、今回は退塾でお願いいたします。」
と返します。
これで十分です。
少し迷っている場合
「ありがとうございます。一度詳しくお話を伺ってから判断したいです。」
と返せばいいでしょう。
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退塾理由を聞かれたときの返信例文
退塾連絡のあと、
「差し支えなければ理由を教えてください。」
と聞かれることがあります。
理由を言ってもいい場合
「部活動との両立が難しくなったことが主な理由です。」
「今後の学習環境を見直すことにしました。」
など、短く返せば十分です。
理由を詳しく言いたくない場合
「家庭で話し合って決めたことですので、詳しい部分については控えさせていただければと思います。」
これで構いません。
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退塾日が希望と違ったときはどう返す？
たとえば、
「退塾日は翌月末になります。」
と返信が来て、
「今月末で辞められると思っていた」
というケースです。
この場合は、まず確認します。
確認するときの例文
「ご案内ありがとうございます。念のため確認ですが、今月中に授業へ参加しない場合でも、退塾日は翌月末になるという理解で合っていますでしょうか。」
このように聞けば、事実確認ができます。
感情的に返さない
「そんな話は聞いていません。」
といきなり強く返すより、
まず規約や案内を確認する。
そのうえで不明点を質問する。
この順番のほうが話は進みやすいです。
現役塾講師から見ると退塾後の返信は短くていい
ここは現場目線です。
退塾連絡の返信で、
「丁寧に返さなければ」
と考えすぎる必要はありません。
塾側が確認したいのは、
「案内が伝わったか」
です。
「承知しました」で十分なことも多い
たとえば、
「退塾届をご提出ください。」
に対して、
「承知しました。次回提出いたします。」
これで十分です。
長文になると逆に未確認事項が分かりにくくなる
退塾後の返信に、
これまでの思い出、
子どもの成長、
先生への感謝、
転塾後の予定、
全部を入れると、何か質問があるのかどうかが分かりにくくなることもあります。
感謝を伝えたいなら伝えていい。
ただし、手続き返信とお礼は分けて考えると整理しやすいです。
塾から電話したいと言われたらどうする？
返信で、
「一度お電話してもよろしいでしょうか。」
と来ることがあります。
電話してもいい場合
「はい。○時以降でしたら電話に出られます。」
と返します。
電話したくない場合
「ありがとうございます。可能であれば、手続きについてはLINEでご案内いただけますと助かります。」
と返してもいいでしょう。
ただし、塾側の手続き上、電話確認が必要な場合もあるので、その点は確認してください。
返信が遅かった場合はどうする？
退塾連絡を送ったのに返信がなかなか来ないこともあります。
この場合は、期限との関係を見ます。
退塾期限が迫っている場合
早めに再連絡したほうがいいでしょう。
「先日、退塾希望についてご連絡しております。手続き期限について確認したいため、ご確認いただけますでしょうか。」
と送れば大丈夫です。
急ぎでない場合
授業中や教室運営の都合で、返信に時間がかかることもあります。
すぐに連投せず、少し待ってから再確認してもいいでしょう。
関連記事：塾から返信が遅いのはなぜ？何日待つ？催促するタイミング（準備中）
退塾後の最後の返信はどう終わらせる？
最後はシンプルで大丈夫です。
一番無難な終わらせ方
「これまで大変お世話になりました。ありがとうございました。」
これで十分です。
少し丁寧に終わらせる場合
「これまで丁寧にご指導いただき、本当にありがとうございました。今後とも先生方のご活躍をお祈りしております。」
ここまで書いてもいいでしょう。
返信しないと失礼？
必ずしもそうではありません。
たとえば、
「承知しました。これまでありがとうございました。」
と塾側が明確に会話を締めているなら、そのまま終わっても大きな問題はありません。
ただし、
・手続き期限
・提出物
・返却物
・費用
など、確認が必要な内容がある場合は返信したほうがいいでしょう。
迷ったら一言返しておけば安心
迷うなら、
「承知しました。ご案内ありがとうございます。」
と一言返しておけば十分です。
これなら相手も、
「確認してもらえた」
と分かります。
まとめ｜退塾後の返信は「確認＋お礼」で十分
塾から退塾の返信が来たら、難しく考えなくて大丈夫です。
基本は、
必要な確認に答える。
必要ならお礼を一言。
これだけです。
相手が長文でも、同じ長さで返す必要はありません。
手続き案内なら、
「承知しました。」
引き止めなら、
「家庭で決めましたので、今回は退塾でお願いします。」
理由を聞かれたら、
「家庭で話し合って決めました。」
必要なところだけ返せば十分です。
現役塾講師の立場からすると、退塾後の返信は長さより、
「何を確認して、どうするのか」が分かること
のほうが大切です。
最後は、
「これまでありがとうございました。」
で終わらせれば大丈夫です。
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